Deset istina o multitaskingu

To se stalno dešava. Pojavi se izveštaj ili studija, neko od uvaženih izdavača poput Njujork Tajmsa ili Harvardskog Poslovnog Pregleda ga izabere i sledeće što sledi je generalizovanje stvari svuda u blogosferi, što istraživači nikad nisu nameravali da urade.

Upravo to se desilo sa multitaskingom.

Bacite pogled na sledeće naslove: Kako i zašto zaustaviti multitasking, Mit o multitaskingu, Lagan hod protiv multitaskinga, Kako zaustaviti zavisnost od multitaskinga, Multitasking proizvodi iluziju o kompetenciji … stvar se spominje bukvalno svuda.

Problem je što je većina tog ‘multitasking je zlo’ bez preterivanja manje ili više nevažno. E sad, pre nego što se naljutite na mene zbog takve jeresi dozvolite da objasnim o čemu je ovde reč.

Sprovedeno je nekoliko studija. Da, bolje ćete raditi ukoliko jednoj stvari u potpunosti posvetite vašu pažnju. Ukoliko šaljete poruke ili mejlove za vreme sastanka, propustićete neke stvari. Pa, hvala ti Kapetane Očigledni. Zapanjen sam što je ova vest bila nekome novina.

Istina je da, kada definišete multitasking na način na koji praktično svi profesionalci, menadžeri, biznis lideri, i izvršni direktori rade, i kada gledate na njegovu celokupnu efektivnost na sistem menadžmenta ili organizaciju kao celinu – umesto na nivou zadatka – shvatićete da je zaista kritičan na efikasnost menadžmenta. Toliko je očigledno.

Pa, da biste razjasnili more zabluda, dezinformacija i konfuzija i izložili prave činjenice, evo ih … deset istinitih činjenica o multitaskingu:

Da, rad na jednom zadatku se pogoršava ukoliko vam neko smeta. Ljudi bolje rade kad obavljaju jedan po jedan zadatak.

Prekidanje onog što radite neprestanim proveravanjem mejla i tvitovanje nije multitasking, to je ometanje. Istraživači koji to nazivaju multitaskingom bi trebalo da izgube izvore finansija. Zaposleni ili menadžeri koji to nazivaju multitaskingom samo pokušavaju da bolje izgledaju bez obzira na potpuno odsustvo discipline i nemogućnosti da se fokusiraju.

Ne postoji stvar kao što je simultani rad više stvari odjednom. To ne može da se desi u fizičkom svetu. To niko ne može da radi. Čak ni kompjuteri. Postoje zakoni fizike koji ne odobravaju tako nešto. Samo sam hteo to da objasnim jednom za svagda.

U pravom svetu menadžmenta, jedina definicija multitaskinga koja je validna, da nije banalna ili beskorisna, je koncept prelaska s jednog zadatka na drugi ili prekidanje jednog zadatka u korist drugog. Tako mi dajemo prioritete funkcijama i zadacima u realnom vremenu. Neophodno je i kritično za krajnji učinak na bilo koji menadžment ili organizacioni sistem.  Iste tehnike su takođe korišćene da se poboljša performansa računara. Isto važi za ljude.

Zaista, ukoliko se obavlja jedan po jedan zadatak, multitasking nije od koristi. I da, mnogo je stresnije nego da se ne radi multitasking. To je dnevni deo poslovnog života. Stvari se dešavaju. Prioriteti se menjaju. Dešavaju se prekidi koji su važniji od onog na čemu radite. Zadatak koji vam je pri ruci će biti na gubitku ali ukupna efikasnost vašeg menadžmenta će imati koristi. Fleksibilnost realnog vremena, prekid i prioritet, su kritični u sistemima menadžmenta.

Na primer: Projekt menadžer za inžinjerstvo je skoncentrisan na pisanje ponude. Zaposleni dolazi u njegovu kancelariju, treba da donese kritičnu odluku u vezi trenutnog projekta koji čeka na njegovu odluku. Razgovaraju nekoliko minuta, zovu nekog drugog da pitaju za mišljenje, i on donosi odluku. Kao rezultat, kritični razvojni projekat se odvija po planu i programu. Prema tome, prekid i multitask su imali smisla. Takva stvar se svakodnevno dešava u bukvalno svakom organizacionom sistemu ili sistemu upravljanja.

Preopterećenje informacijama ili komunikacijama i multitasking su dve potpuno različite stvari. McKinsey je napisao izveštaj o preopterećenju informacijama koji kaže: ‘Sredina u kojoj je multitasking uvek prisutan  ubija produktivnost, kreativnost, i čini nas nesrećnim.’ Zaista, prošle godine sam napisao, ‘ Preopterećenost informacijama je dostigla razmere epidemije i ubija dragocenu produktivnost i efikasnost…’

Ukoliko šaljete mejl ili poruke dok ste na sastanku nemoguće je da obraćate pažnju. Stvari moraju da se ponove i to sigurno svima oduzima vreme. Ako ne, onda ne pripadate tom sastanku. Tačka.

Takođe, kada ste na sastanku jedan na jedan ili u maloj grupi, treba da im se u potpunosti posvetite. Ne samo da je to efikasnije za svakog, to se zove ophođenje prema ljudima sa poštovanjem.