Prestanite da organizujete emailove- počnite da živite

Otkad sam napisala knjigu o menadžmentu vremena, ljudi od mene očekuju da budem opsednuta  urednošću. U 168 Sati ljudi su najviše reagovali na sledeće moje priznanje ‘I kad je email u pitanju, ja ništa ne sređujem’. Zaista, ‘dok ovo pišem, imam više od 30000 mailova u svom inboksu, uključujući na stotine onih koje nisam pročitala.’

Zašto bih radila tako nešto? Možda je to ružna navika. U nedavno sprovedenom istraživanju o kome sam pisala u ponedeljak, otkrila sam da mnogi ljudi koji ne čiste svoje radne stolove, ne prazne ni svoje inbokse. Štampa je upozorila ‘Nemojte da budete kolekcionar emailova – To što niko ne vidi vaš haos, ne znači da on ne postoji, naročito kad su u pitanju emailovi. Obrišite nepotrebne emailove jednom nedeljno.‘

Ali evo drugačijeg pitanja: zašto biste provodili vreme na organizaciji i brisanju emailova?

Nekada davno prostor koji zauzima inboks imao je ograničenje. Zaista, Gmail je pušten bez čuvenog dugmeta za brisanje, zato što se pretpostavljalo da nije bilo potrebno. Naravno, dobar je osećaj kad brišete spam, ali nema razloga da obrišete email od prijatelja koji je u vezi ručka samo zato što se ručak završio. Možda vaša organizacija briše mailove s vremena na vreme iz sigurnosnih razloga, ali neki su izvukli pouku da to što su nešto izbrisali ne mora da znači da je zauvek nestalo.

Drugo, današnji inboksi imaju funkcije za traženje. To čini kreiranje foldera koji se organizuju na osnovu projekta ili pošiljaoca manje važnim. Možete samo da vršite potragu na osnovu imena i da pronađete šta vam je potrebno.

I konačno, najvažnije – potraga po prastarom inboksu iziskuje vreme i pruža ljudima osećaj lažnog uspeha. To što napuštate kancelariju na nedelju dana sa svim vašim emailovima lepo evidentiranim ili obrisanim ne znači da ste vi nešto u svetu promenili. Premestili ste puno podataka svuda unaokolo. To je isto kao premeštanje papira (još jedna stvar sa kojom ne želim da vas gnjavim). Da li biste to spomenuli u izveštaju o vašem učinku na kraju godine? Kada bi vas intervjuisali za neki drugi posao, da li biste svoj stari inboks spomenuli kao nešto od čega bi vaš budući poslodavac imao koristi? Verovatno da ne.

Svi imamo 168 sati nedeljno. Vreme provedeno na organizaciji i brisanju emailova je vreme koje se ne troši za nešto drugo. Fokusirajte se na stvari koje su važne. Ostale ne zaslužuju toliko pažnje koliko im se verovatno posvećuje.

(Preuzeto sa sajta: BNET- 26.08.2011.)