Male tajne uspešnog upravljanja inbox-om

Ponedeljak je ujutru. Sedajući za radni sto, poznati osećaji nervoze vam prolaze telom. Ne plaši vas dan koji je pred vama, već e-mail inbox!

Svakog dana primite najmanje 50 mejlova. Čitanje i odgovaranje na svu pristiglu elektronsku poštu uzima puno vremena  i veliki deo svakodnevnog posla svodi se upravo na ovu dnevnu aktivnost. Kao rezultat, očito ste u zaostatku sa projektima, te se vaša radna nedelja produžila i vikendom kako biste radili na ostalim aktivnostima. Ukoliko se koristi pravilno, e-mail je neverovatno koristan alat za komunikaciju. No, preplavljeni količinom mejlova koji primite, osećate odgovornost da na iste i odgovorite.

Međutim, postoje načini kako da upravljate pristiglim porukama kako bi vaša produktivnost bila na višem nivou.

Provera mejlova

Ukoliko proveravate pristiglu poštu nekoliko puta tokom dana, vašim inbox-om će biti lakše upravljati kasnije.
Pa ipak, konstantni upadi i smetnje koje nastaju kao posledica obavljanja više aktivnosti istovremeno (multitasking) mogu znatno umanjiti produktivnost, smanjujući mogućnost za neometan tok rada tokom aktivnosti na važnim projektima.

Proverite mejlove u određeno vreme

Jedna od strategija koju možete iskoristiti jeste provera mejlova u tačno definisanim terminima tokom dana. Na primer, možete odlučiti da ćete mejlove proveravati isključivo po dolasku na posao, neposredno pred ručak i na kraju dana. U ovom slučaju, od velike pomoći bi bio softver za download poruka u određeno vreme tako da ne možete biti prekinuti nadolazećim porukama.

Napomena: Jasno da je na određenim radnim pozicijama potrebno proveravati inbox više puta tokom dana, posebno ukoliko je mejl jedno od glavnih alata komunikacije. Na osnovu svakodnevnog iskustva i preporuka strategija kako da upravljate svojim inbox-om, odaberite onu koja će odgovarati vašim potrebama.

 

Čitanje mejlova

Kada dođe do čitanja mejlova, možete potrošiti sate ukoliko ne koristite ovo vreme na adekvatan način.

Dvominutno pravilo

Pre svega, pokušajte da koristite "dvominutno pravilo", koncept koji je predložio David Allen, autor knjige Getting Things Done. Ukoliko mejl zahteva manje od dva minuta za procesuiranje (brzo čitanje i kratak odgovor) pobrinite se za isti odmah, čak i ako nije na vrhu liste prioritetnih aktivnosti.

Ideja koja se krije iza ovog koncepta kaže da ukoliko je potrebno manje od dva minuta da odreagujete, tada će čitanje i skladištenje aktivnosti "za kasnije" potrajati duže nego da odmah završite istu.

Raspored

Za email-ove koji će uzeti više od dva minuta za čitanje ili odgovor, kreirajte raspored u svom kalendaru kada ćete se pobrinuti za iste ili dodajte ovu aktivnost na svoju "To-Do" listu.

Veliki broj email programa vam dozvoljava da selektujete ili obeležite poruke na koje je potrebno odgovoriti, te iskoristite ovu korisnu osobinu kad god možete.


Organizujte inbox


Da li možete zamisliti inbox koji je prazan? Zvuči previše dobro da bi bila istina! Iako potpuno prazan inbox može biti nerealan za većinu nas, čuvanje "čistog" inbox-a nam može pomoći u organizaciji i smanjenju stresa.

Sistem za odlaganje email-ova

Počnite tako što ćete postaviti jednostavan sistem za odlaganje koji će vam pomoći da upravljate svojim mail-ovima.

Možete koristiti široke kategorije poput "Aktivnosti", "Obaveštenja", "Arhiva". Ukoliko ste u mogućnosti da ostanete na vrhu svojih foldera, konkretno folderi "Akcija" i "Na čekanju", možete ih korisiti kao neformalnu "To-Do" listu.

Ukoliko navedene kategorije svuče previše jednostavno za vaše potrebe, možete postaviti detaljniji sistem. Na primer, možete kreirati folder za svaki projekat na kojem trenutno radite i slično.

Prednost kreiranja specifičnih foldera za procesuiranje email-ova jeste što omogućava lakšu pretragu ranijih poruka. Umesto pretrage celokupnog sistema, možete uraditi jednostavnu pretragu određenog foldera.


Dobre navike tima

Jedna od najboljih stvari koju možete da uradite jeste da limitirate broj email-ova koje je potrebno pročitati i na iste odgovoriti ukoliko ohrabrite tim da vam šalje manji broj mail-ova.

Na primer, ako određeni članovi tima redovno šalju duge mail-ove, napomenite im. Recite im na nežan, ali jasan način da biste bili zahvalni na mail-ovima ne dužim od pasusa ili dva usled vremenskog ograničenja. Sve duže od toga bi trebalo da opravda telefonski poziv ili posetu vašoj kancelariji.

Promovišite unutar svoje organizacije dobre navike u komunikaciji i na taj način pomozite kolegama da nauče da štede vreme kako sebi, tako i vama.


Ključne tačke


Većina nas se oseća preplavljeno brojem email-ova. Iako je sjajan alat za komunikaciju, češće nego inače je preterano u upotrebi. Efikasno upravljajući pristiglom elektronskom poštom, značajno ćete povećati svoju produktivnost.

Da biste stekli kontrolu svog inboxa, počnite proverom i procesiranje email-ova jedino tokom određenog vremena u toku dana. Ukoliko ste zabrinuti zbog zakasnelih odgovora, obavestite ljude da ne proveravate inbox konstantno.

Takođe, pokušajte da održavate svoj inbox što čistijim mogućim. Organizujte email-ove koristeći foldere poput "Akcija", "Na čekanju" i "Arhiva". I kada proveravate mail-ove koristite "2-minutno pravilo"- svaki mail koji može biti pročitan i odgovoren u okviru dva minuta bi trebalo da bude završen istog momenta.

Broj pristiglih mail-ova može biti redukovan ukoliko pitate ljude da vam pišu manje i podržavanjem efektivnih e-mail i komunikacionih strategija u okviru organizacije u kojoj radite.

Dodaj komentar









[*] Potrebna polja


DOGAĐAJI

Citat dana

Ako vodimo računa o minutima, godine ce brinuti same o sebi.
Bendžamin Frenklin